Die Veranstaltungsbranche ist aktuell besonders hart getroffen. Viele Firmen und Messeveranstalter sind unsicher, wie Messen und Tagungen in Zukunft möglich sind. Sicher ist, die Anforderungen in Hinblick auf Hygiene, Raumluft und Technik sind höher als vorher.
Das A2 Forum in Rheda-Wiedenbrück hat sich bereits vor einigen Monaten auf die aktuell geltenden Vorgaben eingestellt und entsprechend gehandelt. „Zunächst gilt es, ausreichend Platz und Abstand der Besucher und Gäste vorzuhalten, was zu einer erheblichen Reduktion der ursprünglichen Kapazitäten führt. Die Corona-Schutzverordnungen regeln dies eindeutig“, sagt Jörg W. Begemann, Geschäftsführer des A2 Forums. Entsprechend den Vorschriften habe man neue Bestuhlungsvarianten umgesetzt und diese mit vorgeschriebenen Laufwegen versehen, um einen Begegnungsverkehr zu verhindern und die Teilnehmer sicher zu führen. Messeplanung mit verbreiterten Gängen, nach Möglichkeit als Rundgang gestaltet, und eine Zugangskontrolle bieten zusätzliche Sicherheit. Die gastronomische Bewirtung erfolgt am Platz, ein Gedränge am Buffet oder in Warteschlangen wird vermieden und ausgeschlossen.
Hybrid in die Zukunft
Auch auf die zunehmende Digitalisierung und die damit einhergehenden höheren Anforderungen an Veranstalter hat das A2 Forum reagiert. Schnelle Datenleitungen, leistungsstarke WLAN-Lösungen und vor allem die technische Ausstattung für digitale Konferenzen, ob interaktiv oder als reines Streaming von Vorträgen, sind heute die Grundlage für die erfolgreiche Durchführung von Veranstaltungen.
„Wir haben früh die entsprechenden Weichen gestellt und schon lange eine Routine entwickelt“, so Begemann.
Der hier auf technische Dienstleister zurückgreifen kann, die verschiedene Pakete für die diversen Varianten des Events vorhalten. Die Veranstalter können ihre favorisierte Kommunikations- Plattform (Teams, Zoom, wonder.me und viele weitere) wählen und verschiedene Szenarien darstellen. Je nach Größe und Umfang werden die Pakete ergänzt. „Das gewährt den Veranstaltern eine sichere Preiskalkulation und ermöglicht zudem auch noch eine Nachverfolgbarkeit in Sachen Effizienz und Erfolg. All dies natürlich unter der Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung“, beschreibt der Geschäftsführer weitere Vorteile.
Tagen trotz Corona: Ausreichend Platz und viel Abstand sorgen für mehr Sicherheit.
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Mehr Sicherheit durch saubere Raumluft
Bereits vor acht Jahren hat das A2 Forum die Lüftungsanlagen ertüchtigt und mit Luftqualitätsfühlern ausgestattet. Zur Schonung der Umwelt wird bei Abwesenheit von Personen lediglich die vorhandene Raumluft erwärmt. Mit Eintreten der Gäste erfolgt sukzessive eine Erhöhung der Frischluftzufuhr, um so jederzeit hervorragende Werte sicherzustellen.
Aufgrund der aktuellen Situation ist man im A2 Forum noch einen Schritt weiter gegangen und hat die Anlagen umgestellt, sodass sie ausschließlich mit Frischluft betrieben werden. In Hygienekonzepten wurde von den Gesundheitsämtern eine Mindestversorgung von 52 Kubikmeter Frischluft pro Gast und Stunde festgelegt. Aufgrund der Leistungsfähigkeit der Anlagen wird dieser Wert so nicht nur eingehalten, sondern deutlich übertroffen. Luftqualität und Menge werden permanent überwacht.
„Das sind beste Voraussetzungen, auch unter den erschwerten Bedingungen, sicher und zukunftsorientiert Kongresse, Tagungen und Ausstellungen zu organisieren“, so Jörg W. Begemann.
Weitere Informationen: www.a2-forum.de
