Shared Services im Recruiting
Das Recruiting wird für Mittelständler mehr und mehr zur kritischen Herausforderung. Unternehmensleitung und Personalmanagement legen daher immer größeren Wert auf Effizienz in den nachgelagerten administrativen Prozessen. So lässt sich bares Geld sparen und Freiraum schaffen, damit sich das Personalmanagement auf die Kernaufgaben im Recruiting konzentrieren kann. Der Schlüssel zum Erfolg sind automatisierte und IT-integrierte Massenprozesse.
Die wachsenden Anforderungen im Recruiting stellen mittelständische Unternehmen heute vor drängende Fragen: Wer kümmert sich um die lästigen, aber wichtigen administrativen Tätigkeiten im Recruiting? Wer textet Stellenanzeigen? Wer übernimmt die Schaltplanung und sorgt für die optimale Kombination von Wirkung und Reichweite? Wer erstellt, digitalisiert und pflegt die Kandidatenakten? Wer kümmert sich um die Bewerberkommunikation, etwa bei fehlenden Unterlagen, und wer versendet Einladungen und koordiniert die Termine? Wer kommuniziert Absagen wirklich professionell und sorgt so für eine gute Reputation des Unternehmens als Arbeitgeber im sensiblen Bewerbermarkt? Und wer stellt am Ende sicher, dass das Unternehmen in diesem Prozess zu jedem Zeitpunkt AGG- und EU-DSGVO-konform agiert?
Stefan Tölke, geschäftsführender Gesellschafter der co-ship consult GmbH
„Unsere neue Shared Services Plattform im Recruiting ermöglicht unseren Kunden nicht nur eine deutliche Kostenersparnis, sondern darüber hinaus auch eine weitgehend variable Gestaltung der Restkosten. So können Fixkosten eliminiert und Peaks in Einstellungsphasen flexibel abgebildet werden.“
Diese ungeliebten Pflichtübungen verursachen Aufwand. Aufwand, den man häufig nicht direkt sieht. Aber er ist da! Und er äußert sich meistens in unnötig hohen Prozesskosten und in einem fehlenden Fokus der Personalreferenten und Führungskräfte auf ihre Kernaufgaben. Für diese Herausforderung, vor der gerade der Mittelstand immer wieder steht, hat die co-ship consult GmbH nun eine Lösung an den Start gebracht. Eine automatisierte und IT-integrierte „Shared Services Plattform“ für Ausschreibungs- und Bewerbermanagement. Ursprünglich in der Personalberatung zuhause, hat man bei co-ship mit viel Erfahrung eine professionelle Prozess- und Systemlandschaft aufgebaut, weiterentwickelt und optimiert. Und wer beherrscht diese Prozesskette im Recruiting besser als eine professionelle Personalberatung? Was zunächst als Mengenprozess für das eigene „Brot- und Buttergeschäft“ entwickelt wurde, fand schnell großen Anklang bei Kunden. Der Schritt, dieses Service-Portfolio mandantenfähig zu machen und Unternehmenskunden als „Shared Services Plattform“ zugänglich zu machen, war für co-ship somit eine logische Weiterentwicklung des Leistungsportfolios.
Das Leistungsangebot der Plattform umspannt zwei wichtige Kernprozesse im Personalmanagement, das „Ausschreibungsmanagement“ und das „Kandidatenmanagement“. Das Service-Angebot beinhaltet Stellenanzeigen, Schaltplanung, Medien-Mix und Reichweitenoptimierung, eine lückenlose Bewerberkommunikation mit Eingangsbestätigung, Nachforderungen, Terminkoordination, Absagen, Rückfragenbearbeitung etc. und reicht bis zum Einholen fehlender Unterlagen. Auch die Erstellung und Digitalisierung der Bewerberakten sowie eine unternehmensspezifische Bewerberdatenbank mit zugehörigem Online-Frontend für den Remote-Zugriff gehören zum üblichen Serviceumfang. Dabei ist die im Recruiting-Umfeld immer bedeutsamer werdende EU-DSGVO- und AGG-Konformität über den gesamten Prozessablauf und zu jedem Zeitpunkt sichergestellt.
Marc Henkenjohann, Personalleiter der EGE GmbH
„Seitdem wir unser Ausschreibungs- und Bewerbermanagement über die co-ship Plattform abwickeln, haben wir unsere Kosten im administrativen Bereich halbiert und können uns endlich voll auf unsere strategischen Kernaufgaben fokussieren!“
Für das einzelne Unternehmen erreicht co-ship mit seiner Shared Services Plattform signifikante Vorteile. Kosteneinsparungen von 50 Prozent sind nicht nur möglich, sondern bereits Realität. Und die restlichen Kosten können zudem weitestgehend variabilisiert werden. Je nach Intensität der aktuellen Einstellungsphasen kann die Plattform mehr oder weniger in Anspruch genommen werden. Damit gewinnt das Unternehmen ein Maximum an Flexibilität, um mit Peaks im Recruiting umgehen zu können, ohne gleich einen Berg an Fixkosten anzuhäufen. Und ganz nebenbei werden wichtige Ressourcen im Unternehmen, zum Beispiel Personalmanager und Führungskräfte, von den ungeliebten operativen Tätigkeiten entlastet, sodass sie sich wieder voll auf ihre Kernaufgaben im Sinne des Unternehmenserfolges konzentrieren können.
Weitere Informationen: http://co-ship.de/hr-outsourcing/
